Sekretarijat za opštu upravu - Nadležnosti

Nadležnost i djelokrug rada Sekretarijata:

• praćenje i unapređenje sistema lokalne samouprave i službeničkih i namješteničkih odnosa, upravljanje ljudskim resursima koji se ostvaruju kroz: sprovođenje internih/​javnih oglasa i javnih konkursa za prijem službenika i namještenika u organe lokalne uprave, sprovođenje obavezne provjere sposobnosti kandidata prijavljenih na interne/​javne oglase i javne konkurse, vođenje evidencije o licima koja nijesu izabrana po javnom oglasu, a nalaze se na listi za izbor kandidata i obavještavanje nadležnog inspekcijskog organa o eventualnim nezakonitostima i nepravilnostima; predlaganje kadrovskog plana Opštine; vođenje kadrovske evidencije lokalnih službenika i namještenika i evidencije internog tržišta rada; ispitivanje mogućnosti raspoređivanja lokalnih službenika, odnosno namještenika koji su na raspolaganju na slobodna radna mjesta u organima uprave; praćenje sprovođenja mjera u cilju postizanja srazmjerne zastupljenosti manjinskih naroda i drugih manjinskih nacionalnih zajednica u organima uprave, rodno balansirane zastupljenosti i zapošljavanja lica sa invaliditetom; pripremu rješenja o radno-pravnom statusu i pravima iz radnog odnosa lokalnih službenika i namještenika za organe uprave; donošenje odluka o ostvarivanju prava na materijalnu pomoć zaposlenih u organima uprave; vođenje evidencije o stručnom osposobljavanju i usavršavanju zaposlenih i praćenje programa i plana obuka lokalnih službenika Uprave za kadrove i Zajednice opština Crne Gore posebno u ostvarivanju utvrđenih nadležnosti iz ove oblasti; primjenu propisa vezanih za stručno osposobljavanje pripravnika; pripremu predloga godišnjeg plana obuka lokalnih službenika i namještenika Opštine; sagledavanje i analiziranje potreba organa uprave za usavršavanjem i obukom; vođenje matične knjige službenika i namještenika organa uprave i čuvanje i ažuriranje njihovih personalnih dosijea; prijavljivanje i odjavljivanje zaposlenih službenika i namještenika sa obaveznog penzijskog i zdravstvenog osiguranja kroz obrađivanja obrazaca JPR i dostavljanje istih Poreskoj upravi; dostavljanje Upravi za kadrove koja vodi Centralnu kadrovsku evidenciju podataka iz kadrovske evidencije po službenoj dužnosti; vršenje svih administradvno-stručnih poslova u vezi praćenja stanja iz radnog odnosa i druge poslove iz oblasti razvoja i upravljanja ljudskim resursima;
• praćenje i unapređenje i izradu nacrta i predloga odluka o radu mjesnih zajednica; vršenje poslova u vezi sa osnivanjem i organizacijom mjesnih zajednica; usklađivanje i usmjeravanje rada mjesnih zajednica u skladu sa zakonom, Statutom Opštine, Odlukom o učešću građana u ostvarivanju lokalne uprave i drugim propisima, obavljanje stručnih i administrativnih poslova za rad mjesnih zajednica; upisa mjesnih zajednica u registar i vođenje registra mjesnih zajednica u skladu sa zakonom, organizovanje i obavljanje poslova mjesnih kancelarija; pružanje stručne i tehničke pomoći organima mjesnih zajednica u organizovanju i sprovođenju neposrednih oblika izjašnjavanja i odlučivanja građana (inicijativa, građanska inicijativa, zbor građana i referendum), praćenje rada organa upravljanja mjesne zajednice;
• vođenje registara i sprovođenje postupka izdavanja radnih knjižica i volonterskih knjižica, upisa kvalifikacija obrazovanja; izmjena podataka ličnog imena i izdavanje duplikata radnih i volonterskih knjižica;
• postupak zaključenja braka; priznanje stranih sudskih odluka; vođenje matičnog registra vjenčanih; izdavanje izvoda iz matičnog registra i uvjerenja na osnovu podataka koji se vode u matičnom registru i izdavanje uvjerenje po zahtjevu nadležnih državnih organa i diplomatskih predstavništava;
• vršenje stručnih i administrativnih poslova u vezi sa upotrebom i zaštitom simbola Opštine, posebno grba i zastave i pripremanje nacrta i propisa iz ove oblasti;
• praćenje i izrada odluka i poslovnika za obavljanje svih stručnih i administrstivnih poslova vezanih za dodjelu javnih priznanja i nagrada Opštine Kotor;
• vođenje stručnih i administrativnih poslova u vezi sa realizacijom odluka komisija nadležnih za rješavanje stambenih pitanja lokalnih funkcionera i lokalnih službenika i namještenika; praćenje pripreme nacrta i predloga odluka i drugih propisa iz ovih oblasti;
• sprovođenje upravnog postupka u prvom stepenu iz nadležnosti opšte uprave i izdavanje uvjerenja za koja nije nadležan nijedan drugi organ lokalne uprave;
• prikupljanje, čuvanje i arhiviranje službenih listova za potrebe svih organa lokalne uprave;
• obavljanje poslova Građanskog biroa kao posebne unutrašnje organizacione jedinice; prijem svih zahtjeva stranaka, obradu i sistematizovanje zahtjeva (djelovodnik i kancelarijsko poslovanje); pružanje informacija građanima i drugim zainteresovanim subjektima o ostvarivanju prava pred organima lokalne uprave i službama, izdavanje formulara i obrazaca za podnošenje zahtjeva radi realizacije prava i obaveza građana i drugih subjekata, davanje uputstava neukim strankama, vođenje evidencije svih primljenih zahtjeva stranaka, ažuriranje i praćenje kretanja upravnih i drugih predmeta, koji su u postupku kod organa lokalne uprave i službi, uručivanje rješenja i drugih akata strankama koje donose organi lokalne uprave i službe, poslove ovjere potpisa, rukopisa i prepisa, arhiviranje predmeta i evidencija i dostava istih Arhivskom depou na dalju nadležnost;
• saradnju sa nevladinim organizacijama koje prate razvoj lokalne samouprave u cilju poboljšanja komunikacija između Opštine i građana i razvoja lokalne demokratije, obavljanje i drugih poslova koji nisu u posebnoj nadležnosti drugih organa lokalne uprave;
• pripremanje izvještaja o radu Sekretarijata za potrebe predsjednika Opštine i glavnog administratora;
• pripremanje nacrta i predloga odluka iz svog resora kao i informativnih i drugih stručnih materijala za potrebe Skupštine, predsjednika Opštine i resornih ministarstava;
• pripremanje propisa kojima se utvđuju poslovi iz nadležnosti Sekretarijata i analiza efekata primjene tih propisa (RIA);
• rješava po inicijativi građana iz djelokruga organa;
• sprovođenje Plana integriteta i drugih planova i programa Opštine iz djelokruga organa;
• vođenje upravnog postupka za slobodan pristup informacijama iz djelokruga organa;
• vrši izradu procedura za poslovne procese unutar organa Sekretarijata;
• utvrđuje rizike iz djelokruga organa;
• vrši i druge poslove iz djelokruga organa, u skladu sa Zakonom i drugim propisima.

Matični poslovi i mjesne kancelarije

• Vodi matičnu knjigu vjenčanih i redovno upisuje sve promjene građanskih stanja po službenoj dužnosti i po zahtjevu i uz lično pribavljanje dokumentacije ukoliko je to neophodno;
• Obavlja postupak zaključenja braka;
• Čuva i arhivira sve matične knjige rođenih, vjenčanih, umrlih i knjige državljana/ki do 31.12.2008. godine;
• Postupa isključivo po zahtjevima MUP-a i JU CG nadležnih opštinskih filijala i izdaje uvjerenja o činjeničnom-građanskom stanju a na osnovu evidencija matičnih knjiga i knjiga državljana/ki;
• U mjesnim kancelarijama u Radanovićima i Risnu vode matične registre vjenčanih i arhiviraju matične knjige rođenih, umrlih i knjige državljana/ki nastale do 31.12.2008. godine i iz istih daju podatke po službenoj dužnosti isključivo na zahtjev MUP-a i JU CG nadležnih prijava;
• Arhivski depo predstavlja mjesto gdje se u skladu sa Zakonom, prikuplja, čuva, popisuje i klasifikuje registraturski materijal i arhivska građa organa lokalne uprave. Sva rješenja, konačni akti iz prethodne kao i ranijih godina, pod uslovom da nijesu stariji od 20 do 30 godina čuvaju se u depou, a nakon ovog roka stiču se uslovi za izlučivanje i predaju istih Državnom arhivu Crne Gore-Područna jedinica Kotor. U arhivskom depou se preuzeti registraturski materijal i arhivska građa slaže i grupiše po arhivskim i klasifikacionim znacima i registratorima i krajem godine se vrši odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijednog registraturskog materijala tj. onih akata čiji je rok važnosti istekao.

U okviru Sekretarijata je i Građanski biro kao posebna organizaciona jedinica.

Tekući poslovi o kojima se informiše šira javnost:

Matična služba Opštine Kotor - U okviru Matične službe Opštine Kotor vode se matične knjige rođenih, vjenčanih i umrlih i to od 1850. do danas po područijma i periodima kako slijedi:

• Za period od 1850. do 31.12.2008. godine kada su poslovi oko vođenja matičnih knjiga, umrlih i knjiga državljana/ki preuzeti od strane MUP- a i JU CG dok matični registri vjenčanih i poslovi oko vođenja istih su ostali u nadležnost opština;
• Matične knjige rođenih i umrlih za period od 1850. godine do 31.12.2008. godine, kao i knjige državljana/ki za period od 1946. godine do 31.12.2008. godine se čuvaju i arhiviraju u matičnim službama i po njima se postupa isključivo na zahtjev MUP-a i JU CG nadležnih filijala;
• Za područje Risna u navedenom periodu vode se knjige za lica rođena u Gornjim Krivošijama, Donjim Krivošijama, Morinju, Perastu i Risnu;
• Za područje Grblja u navedenom periodu vode se knjige za lica rođena u Gornjem Grblju i lica rođena u Donjem Grblju;
• U periodu od 1946. godine postoje i dalje posebne knjige rođenih, vjenčanih i umrlih po mjestima do 80-tih godina, od kada se za područje Kotora vodi jedna matična knjiga rođenih, kao i za područje Grblja (u mjesnoj kancelariji Radanovići) i Risna, Gornjih i Donjih Krivošija, Morinja i Perasta (u mjesnoj kancelariji Risan);
• Knjige državljana/ki su uvedene od 1948. godine, vode se poslije popisa stanovništva i to u matičnoj službi Opštine Kotor za područje Kotora i mjesnim kancelarijama Risan i Radanovići i to: 1948. godine je izvršen popis državljanstava i uvedene knjige, nakon čega u periodu od 1949. do 1965. godine ovaj podatak je upisivan po zavičajnosti roditelja, od 1965. do 1982. godine po mjestu stanovanja u vrijeme rođenja tzv. zavičajnost, u periodu od 1982. do 1998. godine po mjestu rođenja i od 1989. godine po državljanstvu jednog od roditelja;
• U matičnoj službi Opštine Kotor nalaze se matične knjige rođenih za period od 1899. do 1915. godine uvedene za rođenja kod vojnih lica tzv. knjige austrijske vojske;